一般方針
KokoroHub（以下「当社」）は、エグゼクティブ向け教育サービスの提供にあたり、個人情報の適正な取り扱いを重要な責務と認識しています。本方針は、収集、利用、保管、第三者提供に関する基本的な考え方と具体的な手順を示します。法令および業界慣行を踏まえ、必要な管理体制を維持します。
定義
本節では、本方針で用いる主要な用語の定義を示します。用語の明確化により、利用者が当社の取り扱い内容を理解しやすくしています。
データの収集について
当社はサービス提供に必要な最小限の情報を収集します。収集方法は利用者からの直接提供、システムによる自動取得、第三者からの提供の3類型です。目的外利用は行いません。
利用者が直接提供する情報
利用者がフォーム、メール、電話、対面で提供する情報は、主に以下のカテゴリに分類されます。サービス提供と問い合わせ対応に必要な範囲で収集します。
- 氏名、所属部署、役職、勤務先名などの識別情報
- 連絡先情報（メールアドレス、電話番号、住所）
- 研修履歴、受講希望内容、フィードバックやアンケートの回答
- 契約情報および請求に関する情報（請求先、支払方法に関するデータ）
- 対話記録やコーチング記録（同意に基づく範囲で収集）
- 法人担当者から提供される従業員名簿や参加者リスト（契約に基づく提供）
自動的に取得される情報
当社ウェブサイトやオンラインサービスの利用に伴い、システムが自動的に収集する情報について説明します。これらはサービス改善やセキュリティ管理に用いられます。
- アクセス時刻、閲覧ページ、使用ブラウザ、IPアドレスの一部（セキュリティと分析のため）
- クッキーや類似技術による識別子（利用状況分析のため）
- アクセス元のドメインやリファラ情報（マーケティング分析）
- デバイス情報（OS、画面サイズなど、サービス最適化のため）
- システムログおよびエラーレポート（障害対応と改善のため）
- セッション継続に必要な技術的情報（利便性向上のため）
第三者から提供される情報
必要に応じて、信頼できる第三者から提供されたデータを利用することがあります。第三者提供の際は適切な契約と安全対策を講じます。
- 決済サービス提供者からの活動情報（決済の確認と会計処理のため）
- 法人顧客が提供する参加者名簿や業務連絡情報
- 分析サービス提供者から得られる統計的な利用状況データ（個人特定を行わない形）
利用目的
収集したデータは以下の目的に限定して利用します。目的外利用は行わず、利用目的の変更がある場合は事前に通知します。
- 研修・コーチングの提供および運営管理
- お問い合わせ対応および契約手続きの履行
- サービス品質向上のための分析および改善
- 請求、支払、会計処理に関連する業務
- 法令に基づく対応、並びに不正利用や不正アクセスの防止
- 利用者に対するイベント案内や重要なお知らせの送付（事前同意がある場合）
- 安全なシステム運用と障害対応
- その他、利用者に明示した目的の遂行
利用の法的根拠
当社は、個人データの処理について法令に基づく正当な根拠を明確にしています。目的に応じて適法な処理基盤を選定します。
- 契約の履行（研修提供・契約管理に必要な処理）
- 利用者の同意（マーケティング情報の配信など）
- 法的義務の履行（税務・会計関連の保存義務）
- 正当なメリット（セキュリティ確保、サービス品質維持の合理的範囲）
EU一般データ保護規則（GDPR）への対応
EU域内のデータ主体に関しては、GDPRに準拠した権利の行使と適切な処理を提供します。データ移転や処理に関する情報開示を行い、必要な保護措置を実施します。
- アクセス権（保有するデータの確認請求）
- 訂正権（事実と異なるデータの修正請求）
- 消去権（保存目的を満たさない場合の削除請求）
- 処理制限権（処理の限定を求める権利）
- データ移転権（機械可読な形式でのデータ受領）
- 異議申し立て権（直接のマーケティングを含む）
データの共有と第三者提供
当社は以下の範囲で第三者とデータを共有する場合があります。共有する際は契約により適切な保護措置を確保します。
- 決済処理事業者（決済完了確認のための必要情報）
- システム運用・クラウドプロバイダ（サービス提供のための技術的処理）
- 会計・税務処理のための外部専門家（法律上の義務に基づく場合）
- 契約に基づく法人顧客（参加者名簿等を共有する場合）
- 法令に基づく開示要求がある公的機関
- 匿名化された統計データを第三者と共有する場合（個人を特定しない形）
国際データ転送
国際的なシステム運用に伴い、データが国外に転送されることがあります。転送先では十分な保護措置を講じ、必要に応じて標準的契約条項等の手段を用いて保護します。
当社はデータ転送先との間で適切な契約、安全基準の確認、暗号化などの技術的・組織的対策を実施します。利用者の権利保護に配慮した運用を行います。
データの保存期間
当社は目的達成に必要な最短期間で個人データを保持します。法令により保存義務がある場合や業務上必要な場合は、規定に基づき延長して保存することがあります。
アカウント情報は利用契約期間中および法的保存義務がある期間は保持します。契約終了後は合理的期間内に削除または匿名化します。
問い合わせや契約に関するメッセージは、対応履歴の保管のため必要な期間保存します。保存期間終了後、削除または匿名化します。
システムログはセキュリティおよび障害対応のため一定期間保存し、その後適切に処分します。
利用者からの削除依頼や保存期間満了に応じて、合理的な手続きでデータを消去または匿名化します。法令上の保存義務がある場合は例外となります。
安全管理措置
当社は個人データの漏えい、改ざん、滅失を防止するために技術的・組織的対策を実施しています。アクセス権管理、暗号化、ログ管理、従業員教育などを継続的に見直します。
- アクセス制御と権限付与の厳格化（最小権限の原則）
- データの送受信における暗号化と安全な通信経路の確保
- 定期的な監査と従業員向けのプライバシー教育
利用者の権利とその行使方法
利用者は当社に対して個人データに関する各種権利を行使できます。請求は所定の窓口で受け付け、合理的な期間内に対応します。
- 自己の個人データの開示、訂正、削除、処理制限、データ受領の請求
- 直接のマーケティングに対する拒否権および苦情の申し立て手続き
- 情報の訂正を要求する権利：保存されている個人情報に誤りがある場合、修正を求めることができます。
- 削除（消去）を求める権利：合理的な範囲で個人情報の削除を要求できます。ただし、法令上の保存義務等により対応できない場合があります。
- 処理の制限を求める権利：処理が不正確であると考える場合など、処理の一時停止を求めることができます。
- データポータビリティの権利：提供されたデータの一部について、構造化された一般的な形式で受け取ることを要求できます（技術的に可能な範囲）。
- 異議申し立ての権利：特定の目的での処理に対して異議を唱えることができます。合理的な理由を含めて評価します。
- 同意の撤回：マーケティング等の同意に基づく処理については、いつでも同意を取り消すことができます。ただし、撤回は今後の処理に影響し、既に行われた処理に遡及的な効力を与えるものではありません。
個人情報に関する請求方法
当社に対するアクセス、訂正、削除、移転、異議申立て等の請求は、書面または電子メールで受け付けます。請求の際は本人確認書類（写真付き身分証の写し等）と請求内容の詳細を添付してください。請求書送付先：〒929-0411 石川県河北郡津幡町河内6丁目2番地13号（KokoroHub）。電子メールでの連絡は [email protected] 宛てにお願いいたします。必要に応じて追加情報を求める場合があります。
当社は通常、請求受領後30日以内に対応方針を通知します。請求の内容が複雑である場合や第三者との調整が必要な場合は、その旨を通知し、対応期間を延長することがあります。対応の進捗や追加の確認事項はメールでご案内します。
マーケティングとコミュニケーション
KokoroHubはサービス改善や関連情報提供のためにメールや電話でご連絡することがあります。マーケティング目的での連絡は明確な同意に基づくものとし、必要以上の情報取得は行いません。提供情報は目的の範囲内でのみ利用します。
マーケティングメールの配信停止は、メール下部の配信停止リンク、または [email protected] へのご連絡でお申し出ください。電話での通知を希望される場合は +817085169376 までご連絡ください。配信停止の反映には数営業日かかる場合があります。
未成年者の取り扱い
当社のサービスは主に成人の経営者・管理職を対象としています。未成年者（法定代理人の同意が必要な年齢以下）の個人情報を意図的に収集することは避けています。未成年者に関する情報が誤って提供された場合は、速やかに削除の措置を講じます。保護者または法定代理人からの連絡に基づき対応します。
第三者リンクと統合
サイト内には第三者のウェブサイトやサービスへのリンクを含む場合があります。これらの第三者の情報収集・利用については各サイトのプライバシーポリシーに従います。当社は第三者の行為について責任を負いませんので、リンク先のポリシーをご確認ください。
ポリシーの変更について
本プライバシーポリシーは事業運営や法令改正に応じて見直されることがあります。重要な変更がある場合、当社ウェブサイト上で告知し、必要に応じて個別に通知します。最終更新日は以下の連絡欄に示しています。
